Politika zasebnosti

1. Upravljavec in kontakt

Upravljavec je Chutis d.o.o., Dunajska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija. Vprašanja o podatkih, zahteve za uveljavljanje pravic ali zaprtje računa pošljite na info@chutys.com oziroma na ta poštni naslov s pripisom »Zasebnost — Chuty’s Evidenca«.

Sistem uporablja Chutis za svoje zaposlene in sodelavce, tudi ko delajo na različnih poslovalnicah oziroma lokacijah znamk Chuty’s, BaoHaus ali TopDunajc. Ime poslovalnice samo po sebi ne spremeni upravljavca vašega računa. Račun vam dodeli pooblaščeni skrbnik; javne registracije ni.

2. Podatki in njihovi viri

Delodajalec oziroma skrbnik vnese ime, priimek, uporabniško ime, kontaktne podatke, jezik, vlogo in status računa, tip zaposlitve, podjetje, delovno mesto, lokacije dela, ciljne ure in podatke za razporejanje. Geslo se hrani kot soljena zgoščena vrednost, ne kot berljivo geslo.

Pri prvi prijavi oziroma dopolnitvi profila v mobilni aplikaciji ali spletnem mobilnem predogledu vnesete ali potrdite telefonsko številko in datum rojstva. Oba podatka sta obvezna za zaključek začetne nastavitve; pri starejših računih je lahko določen časovno omejen prehod za dopolnitev manjkajočih podatkov. Podatka se pošljeta strežniku in shranita v vaš profil, povezan z računom. Telefon je kontaktni podatek zaposlenega; datum rojstva se uporablja za preverjanje dostopa od dopolnjenega 13. leta in za pravila razporejanja mladoletnih. Poznejši popravek potrjenih podatkov uredite pri administratorju. To preverjanje ne pomeni dovoljenja za delo, ki ga zakon prepoveduje.

Aplikacija obdeluje izmene, prihode in odhode, čas in poslovalnico, način ter zanesljivost registracije, popravke, nerazpoložljivost, prošnje za odsotnost in njihovo obravnavo, kvote ter porabo dopusta. Podatki nastanejo z vašim vnosom, potrjeno samodejno registracijo ali vnosom pooblaščene osebe. Bruto urne postavke oziroma osnovni plačni dogovori so ločeni skrbniški podatki, ki jih mobilna aplikacija ne prikazuje.

Vrsta odsotnosti, kot sta bolniška ali nega, lahko razkrije zdravstvene okoliščine. V opombe ne vpisujte diagnoz, zdravstvenih izvidov ali nepotrebnih podatkov drugih oseb. Sistem ne potrebuje dostopa do imenika, fotografij ali mikrofona.

Za delovanje in varnost se obdelujejo naključni identifikator namestitve, platforma in različica aplikacije, stanja dovoljenj, žeton obvestil, status dostave/prebranosti, zadnja aktivnost, poskusi prijave, dejanja in spremembe, čas, rezultat, IP-naslov in omejeni diagnostični podatki. Identifikator namestitve ni IMEI ali oglaševalski identifikator.

3. Nameni in pravne podlage

Zakonsko predpisane evidence dela in z njimi povezane obveznosti delodajalca se vodijo zaradi izpolnjevanja pravnih obveznosti, zlasti po ZEPDSV in ZDR-1 (člen 6(1)(c) GDPR). Za izvajanje delovnega oziroma sodelovalnega razmerja se uporabljajo potrebni kontaktni podatki, razporedi in dogovori (člen 6(1)(b) GDPR). Minimalni podatki o upravičenih odsotnostih, ki razkrivajo zdravje, se obravnavajo le za pravice in obveznosti na področju delovnega prava oziroma socialne varnosti, pod pogoji člena 9(2)(b) GDPR.

Varovanje računov, sledljivost sprememb in odpravljanje napak služijo zakonitemu interesu upravljavca za varen in zanesljiv sistem (člen 6(1)(f) GDPR). Namen omejene potrditve poslovalnice z GPS je verodostojnost registracije. Pred uvedbo GPS pri zaposlenih mora upravljavec dokumentirano potrditi nujnost, sorazmernost in tehtanje pravic za uporabo te podlage ter zagotoviti manj invazivno alternativo. Ta politika sama ne nadomesti te presoje. Zakonska obveznost evidence ni dovoljenje za stalno spremljanje gibanja. Zoper obdelavo na podlagi zakonitega interesa lahko ugovarjate.

Samodejna GPS registracija je izbirna. Dovoljenje telefona je tehnični pogoj, ne samostojna pravna podlaga za neomejen nadzor. Če ne želite uporabljati lastnega telefona ali GPS oziroma meritev ni pravilna, se obrnite na odgovornega vodjo ali info@chutys.com za drugačno evidentiranje in preverjen skrbniški vnos oziroma popravek. Urnik in upravičene prošnje ostanejo dostopni brez vključenega samodejnega GPS.

4. Kako se uporablja lokacija

Ob ročnem prihodu ali odhodu aplikacija pridobi trenutno zemljepisno širino in dolžino ter natančnost meritve za preverjanje izbrane poslovalnice in dovoljenega radija. Strežnik lahko shrani potrditvene koordinate, čas, natančnost in razdaljo od poslovalnice, povezane z vašim računom.

Če vključite samodejno prijavo in odjavo ter dovolite lokacijo v ozadju, telefon zaznava vstop oziroma izstop iz sistemskih območij poslovalnic in pridobi potrditvene meritve tudi pri zaklenjenem telefonu ali aplikaciji v ozadju. Strežnik preveri pogoje za registracijo; prihod se lahko preverja tudi v dovoljenem oknu pred objavljeno izmeno. Zato ni pravilno trditi, da telefon preverja lokacijo samo med že evidentiranim delom.

Izdaja 0.5.1 ne zbira poti gibanja zunaj poslovalnice. Dodatno beleženje poti je v mobilni izdaji in produkcijskem strežniku izključeno; tega ni mogoče vključiti s skrito nastavitvijo. GPS se ne uporablja za oglaševanje ali prodajo podatkov.

Samodejni način lahko izključite v aplikaciji, dovoljenja pa v nastavitvah telefona. GPS je lahko nenatančen ali začasno nedosegljiv; manjkajoča oziroma netočna meritev sama po sebi ni dokaz, da niste delali. Za popravek uporabite zahtevo v aplikaciji ali kontakt upravljavca.

5. Dostop, ponudniki in prenosi

Dostop imajo pooblaščene osebe glede na naloge in dodeljene module. Zaposleni uporablja svoj profil. Vodje in administratorji obravnavajo operativne evidence in prošnje; plačni dogovori so v vmesniku omejeni na superadministratorja. Računovodski izvoz ne vključuje gesel, surovih koordinat ali plačnih dogovorov. Samo naziv skrbniške vloge ni dovoljenje za uporabo podatkov za drug namen.

Za gostovanje, vzdrževanje, obnovo in podporo sodelujejo pooblaščeni tehnični izvajalci; trenutno gostovanje uporablja infrastrukturo Neoserv. Podatki se lahko posredujejo računovodskim oziroma drugim pooblaščenim izvajalcem v potrebnem obsegu ter pristojnim organom, kadar za to obstaja pravna obveznost. Podrobnosti o konkretnih prejemnikih in njihovi vlogi so na voljo pri upravljavcu.

Potisna obvestila uporabljajo Expo Push Service in na iPhonu Apple APNs. Posredujejo se žeton, besedilo obvestila in povezovalni identifikatorji; obvestilo o izmeni lahko vsebuje poslovalnico, datum in ure ter je vidno na zaklenjenem zaslonu. Android potisna dostava je odvisna od konfiguracije FCM in v tej izdaji ni zagotovljena. Obvestila ostanejo dostopna v aplikaciji. Potisna obvestila lahko izključite v nastavitvah telefona.

Skrbniški zemljevidi nalagajo ploščice OpenStreetMap; ponudnik zato prejme omrežne podatke pregledovalca in območje zahtevanega zemljevida. Apple oziroma Google ter pri preizkušanju TestFlight obdelujejo tudi podatke po svojih pravilih. Aplikacija ne vsebuje oglaševalskega SDK-ja in podatkov ne pošilja generativni umetni inteligenci.

Mednarodne storitve obvestil in distribucije lahko obdelujejo podatke zunaj EGP, tudi v ZDA. Expo (650 Industries, Inc.) v svoji politiki navaja EU–US Data Privacy Framework za prenose, ki jih pokriva njegova certifikacija. Apple za osebne podatke iz EGP navaja Apple Distribution International Limited na Irskem in standardne pogodbene klavzule za mednarodne prenose. Povezavi do aktualnih politik sta spodaj. To ne pomeni, da vsi podatki ostanejo v EU ali da ti mehanizmi samodejno pokrivajo vsakega izvajalca; upravljavec mora preveriti obseg posameznega prenosa. Za prejemnike, konkretna jamstva ali njihovo kopijo pišite na info@chutys.com.

6. Hramba in brisanje

Koordinate in natančnost potrditve GPS registracij imajo v glavni bazi rok 60 dni; urni čistilni proces odstrani pretečena polja. Ob tehnični napaki se dejanski izbris lahko zamakne do uspešnega zagona. Čas, poslovalnica, metoda registracije in drugi potrebni podatki evidence ostanejo; to ni anonimizacija celotnega zapisa.

Zakonske evidence izrabe delovnega časa se hranijo v obsegu in rokih, ki jih zahteva ZEPDSV; dokumenti iz njegovega 19. člena imajo trajno vrednost. To ne pomeni trajne hrambe GPS koordinat ali vseh tehničnih podatkov. Druge kadrovske evidence in dogovori se hranijo zaradi razmerja ter veljavnih zakonskih obveznosti oziroma konkretnih zahtevkov.

Za operativne profile, razporede, prošnje, obvestila, naprave in strežniške dnevnike je merilo hrambe čas, ko so potrebni za razmerje, obravnavo zadeve, varnost, dokazovanje konkretne spremembe ali pravno obveznost. V tej izdaji zanje ni enotnega samodejnega roka izbrisa; omejitev oziroma izbris obravnava upravljavec po kategoriji in namenu. Na zahtevo pojasni konkretni rok ali razlog nadaljnje hrambe. Neaktivnost računa ne pomeni izbrisa.

Telefon lahko začasno hrani največ 20 čakajočih samodejnih registracij za ponovni prenos. Lokalni dogodki, starejši od 48 ur, se odstranijo ob obdelavi vrste; strežnik jih ne sprejme. Lokalna varna diagnostika vsebuje največ 30 zapisov; starejši od 7 dni se odstranijo ob uporabi vrste. Odjava počisti lokalne vrste. To niso časovniki izbrisa, ki bi nujno tekli v zaprti oziroma neodprti aplikaciji.

Varnostne kopije in že izvožene datoteke so ločene kopije. Izbris v glavni bazi ne pomeni takojšnjega izbrisa iz vseh kopij. Zanje se uporabljajo omejen dostop ter presoja potrebe po obnovi, pravni hrambi in izbrisu; ob obnovi je treba ponovno uveljaviti potekle roke. Informacije o kopijah vaših podatkov in konkretni hrambi lahko zahtevate pri upravljavcu.

7. Pravice, računi in varnost

V skladu s pogoji GDPR lahko zahtevate dostop in kopijo, popravek, izbris, omejitev obdelave ali prenosljivost, ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa in umaknete privolitev, kadar obdelava temelji na njej. Pišite na info@chutys.com; zaradi varovanja podatkov lahko preverimo identiteto. Odgovor prejmete brez nepotrebnega odlašanja, praviloma v enem mesecu. O morebitnem zakonitem podaljšanju in razlogu vas obvestimo.

Za zaprtje računa ali izbris uporabite isti kontakt. Račune dodeli delodajalec; v mobilni aplikaciji ni javne registracije. Kjer izbris omejuje konkretna zakonska obveznost ali uveljavljanje zahtevkov, vam pojasnimo podatke, razlog in rok. Izklop GPS ali odjava ne izbrišeta zakonito hranjenih evidenc.

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si.

Povezave do storitve uporabljajo HTTPS; dostop je omejen s prijavo in pravicami. Mobilni prijavni žeton se hrani v sistemski zaščiteni shrambi. Gesel in žetonov ne pošiljajte v opombah ali po nezaščitenih kanalih. Varnostne dogodke sporočite na info@chutys.com. Noben sistem ne zagotavlja popolne odsotnosti tveganj.

8. Mladoletni, človeški pregled in spremembe

Aplikacija je namenjena pooblaščenim uporabnikom od 13. leta. To ni dovoljenje za zaposlitev ali delo, ki ga zakon prepoveduje, in ni nadomestilo za pogoje računov Apple/Google oziroma pravila o otrokovem soglasju. Upravičenost računa in dovoljenega dela preveri delodajalec; aplikacija ne izvaja javnega vpisa otrok.

Program lahko predlaga razpored na podlagi nastavljenih pravil, vrste zaposlitve, razpoložljivosti in prednosti; objavi ga pooblaščena oseba. Samodejni GPS dogodek se lahko popravi po preverjanju. Aplikacija sama ne odloča o sankcijah ali izplačilu plače. Za človeški pregled se obrnite na vodjo ali info@chutys.com.

Ob spremembi namenov, kategorij podatkov ali delovanja se obvestilo posodobi pred novo uporabo podatkov. Datum na vrhu označuje veljavno različico. Nova funkcija ne pomeni dovoljenja za prikrito spremljanje.